Дистанционная работа. Как организовать труд работника на удаленке

Удаленная работа – одна из разновидностей гибких форм занятости. Работник выполняет порученную ему нанимателем работу на дому или в ином удобном для него месте.

Применение, при наличии возможности, дистанционного труда, имеет ряд преимуществ, как для работников, так и для нанимателей.

На работников, выполняющих дистанционную работу, распространяется действие законодательства о труде и иных актов законодательства с учетом особенностей, установленных главой 25¹ Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК).

Какая работа считается дистанционной?

Дистанционной работой считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения нанимателя  с использованием для выполнения этой работы и осуществления взаимодействия с нанимателем информационно – коммуникационных технологий.

Исходя из определения можно выделить три основных признака дистанционной работы:

1. работа выполняется вне места нахождения нанимателя.

Законодательством установлено, что дистанционная работа может выполняться в любом удобном для работника месте. Единственным ограничением является выполнение работы вне места нахождения нанимателя.

При этом законодательством не устанавливаются требования к такому место работы (офисное помещение, место проживание работника, кафе, и др.), а также месту нахождения рабочего места (другой город, страна).

Рабочим местом в соответствии со статьей 31 ТК является место пребывания или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности.

В трудовом договоре работник и наниматель вправе указать конкретное рабочее место. В таком случае наниматель в праве требовать нахождение работника на рабочем месте в течении рабочего времени.

Должность работника, выполняющего дистанционную работу, должна присутствовать в штатном расписании нанимателя;

2. работа выполняется с использованием информационно – коммуникационных технологий

Определение термина «информационно – коммуникационных технологий» приводится в Указе № 515. Так, под информационно – коммуникационными технологиями понимается совокупность информационных технологий и технологий электросвязи, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распространение, отображение и использование информации в интересах ее пользователей.

В части первой статьи 307¹ ТК приводится важное отличие дистанционного работника от «работника – надомника». Дистанционный работник выполняет работу с использованием информационно – коммуникационных технологий (компьютеров, других гаджетов, специальных программ). Результат труда, как правило, будет передаваться нанимателю с использованием Интернета. Работник – надомник может выполнять и другие виды работ (ремонт техники, одежды, сборка изделий из деталей и др.).

3. взаимодействие с нанимателем осуществляется с использованием информационно – коммуникационных технологий

Такое нововведение является очень прогрессивным для национального трудового законодательства и позволит существенно ускорить документооборот между нанимателем и дистанционным работником.

Документы, не требующие ознакомления работника под роспись, могут направляться путем обмена файлами с текстами документов только в электронном виде.

В случае необходимости ознакомления с документами под роспись работник, выполняющий дистанционную работу. Может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами или файлами с текстами этих документов в электронном виде с последующим направлением в течение 2 рабочих дней работнику копий документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.

В трудовом договоре необходимо отразить условия обмена электронными документами или сообщениями в электронном виде (в т.ч. СМС-сообщения, файлами и записями), содержащими:

-письменные задания;

-иную информацию для исполнения трудовых обязанностей;

-результаты выполненной работы;

-заявления и объяснения работника;

-уведомления;

-приказы и иные документы нанимателя, связанные с изменением и прекращением трудового договора.

Как сделать взаимодействие с дистанционным работником безопасным?

Необходимо учитывать, что при отправке документов по электронной связи между сторонами дистанционных трудовых отношений может возникнуть трудовой спор по вопросу получения таких документов. Кроме того, такие документы могут содержать сведения, составляющие коммерческую тайну.

Для защиты конфиденциальных сведений и исключения возможности трудовых споров по вопросу получения сторонами сообщений в электронном виде, в трудовом договоре можно прописать обязательства по использованию электронной цифровой подписи.

Правовые основы применения электронных документов, определение основных требований, предъявляемых к электронным документам, установлены Законом  № 113-3.

Электронный документ это документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность  и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи с использованием при проверке электронной цифровой подписи открытых ключей организации или физического лица, подписавших этот электронный документ.

Электронная цифровая печать это последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначена для подтверждения его целостности и подлинности.

Как и где заключается трудовой договор с дистанционным работником?

Трудовой договор с дистанционным работником заключается только при его личном присутствии. Дополнительные соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу, могут заключаться двумя способами:

1. путем обмена электронными документами (наниматель обязан направить в течение 2 рабочих дней со дня заключения соглашения работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленный надлежащим образом экземпляр данного соглашения на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении);
2. при личном присутствии работника.

Местом заключения трудового договора, а также дополнительных соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора всегда будет являться место нахождения нанимателя.

Что должен содержать трудовой договор с дистанционным работником?

В трудовом договоре заключенного с дистанционным работником обязательно указывается, что работа является дистанционной.

Нанимателю предоставлено право установить в трудовом договоре условие об обязанности работника, осуществляющего дистанционную работу, использовать при исполнении трудовых обязанностей по трудовому договору оборудование, программно – технические средства, средства защиты информации и иные средства, не только предоставленные, но и рекомендованные нанимателем.

Для успешной взаимовыгодной работы в трудовом договоре с дистанционным работником необходимо прописать порядок взаимодействия работника с нанимателем.

 В части третьей и пятой статьи 307²ТК перечислены условия, которые необходимо установить в трудовом договоре с работниками, выполняющим дистанционную работу. К таким условиям относятся:

-порядок и сроки обеспечения работников, выполняющих дистанционную работу, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей оборудованием, программно – техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;

-порядок и сроки предоставления работниками, выполняющими дистанционную работу, отчетов о выполненной работе;

-размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками, выполняющими дистанционную работу, принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно – техническими средствами, средствами защиты информации и иных средств;

-порядок возмещения иных связанных с выполнением дистанционной работой расходов;

-способы и периодичность рабочих контактов работника, выполняющего дистанционную работу, с нанимателем.

По соглашению сторон работнику, выполняющему дистанционную работу, могут возмещаться иные расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей.

Особенности режима рабочего времени и времени  отдыха дистанционного

Статья 307⁴ ТК устанавливает некоторые особенности режима рабочего времени и времени отдыха работника, выполняющего дистанционную работу. Так, на работников, выполняющих дистанционную работу, распространяются нормы продолжительности рабочего времени и времени отдыха установленные главой 10 ТК.

Режим рабочего времени может устанавливаться для каждого работника индивидуально;

-по согласованию с нанимателем;

-определяться работником самостоятельно.

Порядок установления режима рабочего времени работника, выполняющего дистанционную работу, в обязательном порядке, необходимо прописать в трудовом договоре.

Контролировать режим рабочего времени работника, выполняющего дистанционную работу, сложно, а в определенных ситуациях и нецелесообразно. Нанимателю намного важнее определить срок и порядок предоставления промежуточного и конечного результата труда.

Как прекращается трудовой договор с дистанционным работником?

Статья 307⁵ ТК устанавливает особенности прекращения трудового договора с работником, выполняющего дистанционную работу. Ознакомление работника, выполняющего дистанционную работу, с приказом нанимателя о прекращении трудового договора можно двумя способами:

1. путем обмена электронными документами.

В таком случае, наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющего дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным постовым отправлением с уведомлением о его вручении;

2. при личном присутствии работника.

Работники, выполняющего дистанционную работу, имеют право на отпуска, предусмотренные гл.12 ТК. Особенности предоставления отпусков для таких категорий работников могут быть предусмотрены в трудовом договоре.

Заместитель начальника отдела труда,

заработной платы и занятости населения  С.В.Печень