Если пропущена запись в трудовой книжке

В период работы у нового нанимателя выяснилось, что прежним нанимателем не внесена запись в сведения о работе в трудовой книжке работника, например о переводе на другую постоянную работу. Кто и в каком порядке должен внести пропущенную запись в трудовую книжку работника, рассмотрим в материале.

1. Кто вносит в трудовую книжку пропущенную запись

По общему правилу в случае обнаружения пропущенной записи соответствующая запись вносится в трудовую книжку нанимателем, ее пропустившим. Допускается внесение указанной записи и нанимателем по новому месту работы работника. Однако это возможно только на основании соответствующих документов (п. 53 Инструкции о трудовых книжках).

Обратите внимание! Если пропуск записи обнаруживается после ликвидации или реорганизации организации, то запись в таких случаях вносит учредитель, правопреемник, собственник, вышестоящая организация, орган государственного управления на основании соответствующих документов (п. 54 Инструкции о трудовых книжках).

2. На основании каких документов вносится пропущенная запись

Основанием для внесения пропущенной записи является изданный нанимателем приказ (распоряжение) (ч. 1 п. 55 Инструкции о трудовых книжках).

На практике вышеуказанная норма трактуется по-разному. Одни считают, что основанием для внесения пропущенной записи является первоначальный приказ нанимателя, содержащий сведения о работе, которые не были своевременно внесены в трудовую книжку. Другие же придерживаются мнения, что нужно издать новый приказ нанимателя о необходимости внесения пропущенной записи.

При этом новый приказ по своей сути лишь устанавливает факт пропуска записи в трудовой книжке и частично дублирует содержание первоначального приказа. Полагаем, что независимо от того, вносится пропущенная запись прежним или новым нанимателем, достаточным основанием для ее внесения является первоначальный приказ нанимателя.

 Обратите внимание! Вносимая в трудовую книжку пропущенная запись должна точно соответствовать формулировке, указанной в приказе (распоряжении) нанимателя (ч. 1 п. 55 Инструкции о трудовых книжках).

Новым нанимателем пропущенная запись может быть внесена только на основании соответствующих документов, т.е. документов, подтверждающих пропущенные сведения (п. 53 Инструкции о трудовых книжках).

Конкретный перечень документов, которые может представить работник с целью подтвердить пропущенные записи, законодательством не установлен. Полагаем, ими могут выступать заверенные в установленном порядке копии документов (в частности, приказов (распоряжений) предыдущего нанимателя) или выписки из них, справки о периоде работы, службы.

Обратите внимание! Отсутствие документов, которые подтверждают пропущенные сведения, исключает возможность внесения исправлений и дополнений в сведения о работе, о награждениях и поощрениях (ч. 2 п. 55 Инструкции о трудовых книжках). Поэтому, если таких документов у нанимателя нет (например, не сохранился приказ о переводе работника на другую должность), внести в трудовую книжку пропущенную запись нельзя.

3. Как оформить пропущенную запись в трудовой книжке

Независимо от того, кем вносится пропущенная запись (новым или прежним нанимателем), порядок ее внесения одинаков.

Обратите внимание! На момент внесения пропущенной записи прежним нанимателем в трудовой книжке работника уже могут быть сделаны записи новым нанимателем (например, о приеме на работу). Однако требования заверять записи нового нанимателя перед тем, как прежним нанимателем будет внесена пропущенная запись, законодательство не содержит. Таким образом, перед внесением пропущенной записи заверять записи, сделанные новым нанимателем, не нужно. Они будут заверены впоследствии в общем порядке, т.е. при увольнении работника (п. 71 Инструкции о трудовых книжках).

Так, при внесении пропущенной записи в трудовую книжку работника в период его работы у другого нанимателя в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка, как и при приеме на работу, нужно указать полное наименование нанимателя, во время работы у которого и была пропущена запись. При оформлении заголовка графы 1, 2 и 4 не заполняются.

Далее указывают следующее (ч. 2 п. 56 Инструкции о трудовых книжках):

- в графе 1 - порядковый номер вносимой записи, следующий за номером предыдущей записи;

- в графе 2 - дату внесения записи;

- в графе 3 - соответствующую пропущенную запись;

- в графе 4 - номер и дату приказа нанимателя, на основании которого указанные дополнения произведены.

Пропущенная запись заверяется подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки) (ч. 3 п. 56 Инструкции о трудовых книжках).